Các bước lên kế hoạch chuyển văn phòng (Phần 2)

07-01-2019

Lên kế hoạch chuyển văn phòng xuất hiện ngay khi bạn có ý định chuyển văn phòng từ địa điểm cũ sang vị trí mới. Nhằm việc dịch chuyển văn phòng được diễn ra nhanh gọn, hiệu suất cao, bảo vệ các trang thiết bị, tài sản, nội thất vật tư, giấy tờ, giấy tờ, cũng như giúp cho bạn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí nhát sinh và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty.

6. Tìm địa điểm thuê văn phòng mới khi lên kế hoạch chuyển văn phòng

Các bạn cũng phải lên kế hoạch việc thuê văn phòng cùng với những yêu cầu đối với văn phòng mới dựa trên mục đích sử dụng của công ty, Chi phí tiền thuê, và kế hoạch hoạt động thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Những tiêu chí thuê văn phòng hiện nay như:

  • Vị trí, diện tích không gian, giá mặt bằng, giá bán thuê, thời gian thuê;
  • Đặc điểm về yêu cầu bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thành, hệ thống điều chỉnh thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, khu vực cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
  • Những mốc thời gian: thời gian muộn nhất phải dời địa chỉ hiện tại, bắt đầu thiết kế nội thất, lễ nhập trạch, bắt đầu đi vào hoạt động ở vị trí mới;
  • Các yêu cầu khác: Tử vi phong thủy, lợi ích xung quanh, thương hiệu tòa căn nhà.

Việc có 1 bộ tiêu chí khi lên kế hoạch chuyển văn phòng dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp đỡ rất nhiều trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong thời gian sử dụng.

Lúc thuê được văn phòng, chúng ta cũng có thể tự tìm kiếm và làm việc với ban điều hành tòa nhà hoặc đơn giản là hãy nhờ đến một công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng.

7. Lên kế hoạch cho văn phòng mới

Lên kế hoạch chuyển văn phòng nên bao gồm kế hoạch dịch chuyển công sở tùy chỉnh cấu hình, hãy tính toán đến số nhân viên, số thiết bị công ty đang có, di chuyển bằng phương tiện nào… Một kế hoạch di dời nên bao gồm:

  • Lên kế hoạch sắp đặt đến sàn công sở mới:

Cùng làm việc với bộ phận xây dựng công sở để sở hữu sơ đồ vị trí của đồ nội thất, không khí trong môi trường làm việc, bầu không khí chung, thiết bị văn phòng,… Đây là cách tốt nhất để bạn có thể xác định cũng như cải thiện điều kiện làm việc so với không gian làm việc cũ như: Bố trí máy photocopy không thích hợp, các lỗi đi lại, không gian ngồi làm công việc không phù hợp … Một có kế hoạch bố trí sàn văn phòng mới hoàn tất có thể giải quyết những vấn đề còn tồn tại này.

Lên kế hoạch sắp đặt đến sàn công sở mới

Lên kế hoạch sắp đặt đến sàn công sở mới

Tiếp theo, hãy bạn hay đưa bản sao sắp xếp này đến các bộ phận liên quan: Nhóm phụ trách công việc di chuyển văn phòng, các phòng ban trong công ty, đơn vị bạn đã thuê thiết kế và thi công nội thất cho văn phòng mới.

  • Kiểm tra thống kê lại các vật dụng, tài sản công ty hiện có

Không phải mọi vật dụng tại văn phòng cũ tiếp tục được vận chuyển đến văn phòng mới để sử dụng, việc này sẽ giúp bạn xác định các công việc vận chuyển và thanh lý những vật dụng không sử dụng tới. Nên làm việc với đơn vị thiết kế văn phòng công ty để mọi công việc tiến hành một cách hợp lý.

Kiểm tra thống kê lại các vật dụng, tài sản công ty hiện có

Kiểm tra thống kê lại các vật dụng, tài sản công ty hiện có

8. Trao đổi với mọi người và các đơn vị cung cấp

Xem thêm thông tin từ ít nhất 3 bộ phận công ty đối tác và nhà cung cấp nhằm đảm bảo các bạn đang có được hợp đồng hoàn hảo nhất đến công sở. Nếu công ty của các bạn dựa vào nhiều sản phẩm chuyên dụng như dòng thiết bị y tế, dòng thiết bị có độ chính xác cao, dễ vỡ hỏng hoặc hàng hoá có chất lượng cao như thẩm mỹ, hãy đảm bảo làm công việc cùng một công ty vận chuyển hoặc chuyên chở chuyên nghiệp mang lại những dịch vụ tốt nhất mà bạn cần tới.

Đối với việc di chuyển công sở 1 phần hoặc mọi chuyên viên chuyển cho công sở còn mới, hãy làm công việc với cùng một công ty đối tác di chuyển có trình độ chuyên môn để giúp đỡ di dời nếu khoảng cách khi là xa.

9. Thông báo đến những nhà cung cấp hiện nay

Trong quá trình lên kế hoạch chuyển văn phòng hãy thông tin cho nhiều nhà sản xuất và công ty đối tác hiện tại biết tầm thời điểm chủ bạn sẽ chuyển đến địa chỉ mới. Những đơn vị như:

Dịch vụ chuyển phát nhanh, báo, bưu điện.

Dịch vụ taxi tải chuyển nhà

Các cơ quan nhà nước như công an, thuế….

Các đơn vị cung cấp dịch vụ mạng, điện thoại. Nếu chuyển qua sử dụng đơn vị cung cấp khác, hãy đảm bảo mọi thiết bị cần được thiết lập và chạy thử nghiệm để công việc của công ty bạn có thể hoạt động tốt nhất.

Hãy thông báo đến khách hàng của bạn về việc di dời văn phòng và cung cấp cho học cách thứ liên lạc và những bộ phận họ có thể tìm đến sợ hỗ trợ trong quá trình di chuyển văn phòng.

Hãy gửi email cho những đối tác doanh nghiệp và nhớ rằng thông báo tại website trong trường hợp cấp bách.
Theo : https://chuyennhahathanh.vn

0/5 (0 Reviews)
goto top